Es handelt sich um die Lösung für das Führungsproblem, welches beinhaltet, dass Mitarbeiter ihr Aufgaben nicht oder nicht befriedigend erfüllen: Was kann ich als Führungskraft tun, um meine Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Aufgaben adäquat zu erfüllen?
Teil 1: Das Problem.
Teil 2: Die Lösung. (dieser Blog-Beitrag)
DIE LÖSUNG: PRAGMATISCHE VORGANGSWEISE
Im blog – Teil 1 zu diesem Thema wurde auf das pädagogische Führungsgespräch hingewiesen, das nur sehr begrenzt tauglich ist für die Lösung des Problems.
Was sind Alternativen zu einem oft unbefriedigendem Erklärungs- oder Belehrungsgespräch?
Wie kann ich als Führungskraft professionell vorgehen, um zu einer Lösung zu gelangen?
Die folgenden 4 Schritte („Gespräche“) sind ein Vorschlag zur professionellen Vorgangsweise. Sie können als 4 Phasen eines einzigen Gesprächs gestaltet werden oder als Einzelgespräche mit allen Zwischenformen.
Schritt 1: Erwartungsklärung: Wissen die Mitarbeiter, was ich als Führungskraft von ihnen erwarte?
Führungskräfte überschätzen meist maßlos das Ausmaß, in dem ihre Mitarbeiter die Erwartungen kennen, die sie an die Mitarbeiter stellen. Nur wenige Führungskräfte sagen ihren Mitarbeitern im Rahmen eines Erwartungsgesprächs klipp und klar, was sie von ihnen erwarten – so klar, dass es auch verstanden wird. (Meist fragen sie auch nicht ihre Chefs, was diese von ihnen erwarten)
Fazit: Sagen Sie ihren Mitarbeitern klipp und klar, was sie von ihnen erwarten (und fragen sie nach, wie sie dazu stehen).
Schritt 2: Erwartungen sind klar, trotzdem klappt es nicht: Die Ursachen erforschen
In diesem Fall ist ein (explorierendes) Klärungsgespräch sinnvoll. In einer aggressionsfreien Stimmung (vgl. das Konzept der gewaltfreien Kommunikation – GFK – von Marshall B. Rosenberg) sollte geklärt werden, was die Ursachen des Problems sind – im Sinne eines verstehenden Beratungsgesprächs. Kollegen von mir vermuten, dass weniger als ein Viertel der Führungskräfte diese Art von Gespräch, die zur Grundausstattung jeder Führungskraft gehören sollte, einigermaßen professionell führen kann.
Fazit: Versuchen Sie die Gründe für das unbefriedigende Verhalten des Mitarbeiters bei der Aufgabenerledigung durch ein explorierendes Klärungsgespräch zu ergründen.
Schritt 3: Mit dem Mitarbeiter konkrete Vereinbarungen zur Problemlösung treffen
Der 3. Schritt, das Vereinbarungsgespräch wird bei kleineren Problemen gemeinsam mit dem Klärungsgespräch geführt – direkt im Anschluss daran, als 2. Phase des Gesprächs. Bei größeren Problemen oder unbefriedigendem Ausgang des Klärungsgesprächs kann es auch als 2. Gespräch in den darauf folgenden Tagen geführt werden.
Gemeinsam mit dem Mitarbeiter werden alternative Lösungsansätze diskutiert und eine Lösung vereinbart. Die Initiative sollte so weit wie möglich beim Mitarbeiter liegen. Auch diese Lösung sollte noch abschließend exploriert werden (Auswirkung auf das Umfeld), um sicher zu gehen, dass sie auch realisiert werden kann.
Fazit: Treffen sie gemeinsam erarbeitete Vereinbarungen, die das Problem lösen. Die Hauptrolle beim Finden von Lösungsvorschlägen spielt der Mitarbeiter.
Schritt 4: Ein Nachfassgespräch vereinbaren (und Dranbleiben)
Vor Beendigung des Gesprächs sollte ein Nachfassgespräch vereinbart werden. In der Regel sind die Probleme nicht mit einem einzigen Gespräch gelöst. Es geht darum, Erfahrungen mit der Lösungsvereinbarung zu machen, um dann noch Korrekturen und Feinjustierungen anzubringen und auch dann noch weiter dranzubleiben, bis das Problem wirklich gelöst ist.
Fazit: Vereinbaren Sie vor Beendigung des Gesprächs eine weiteres ‚Nachfassgespräch‘ mit Termin und vereinbaren sie, wenn sinnvoll noch jeweils ein weiteres.
Schritt 4: Mit dem Abschlussgespräch einen Punkt machen
Wenn die besprochenen Kritikpunkte und Probleme beseitigt sind, ist es sinnvoll, einen klaren Abschlusspunkt in einem Abschlussgespräch zu setzen. Damit ist von beiden Seiten die Situation geklärt und beendet.
Ergänzend: Gesprächsrahmen
Das gesamte Gespräch sollten in einen unterstützenden Gesprächsrahmen gestellt werden: Sie sollten für beide Seiten förderliche zeitliche und örtliche Rahmenbedingungen ermöglichen und das Gespräch bewusst beginnen und beenden.
Spannend 😉