Stellenbeschreibungen im Übergang von der Pionier- zur Organisationsphase des Unternehmens / der Organisation
Stellenbeschreibungen stellen im Kern klar, was die Aufgaben des Stelleninhabers sind, wofür er verantwortlich ist und welche Rechte und Pflichten er hat.
In vielen, vor allem kleineren Unternehmen gibt es keine offiziellen Stellenbeschreibungen. Befindet sich das Unternehmen z. B. noch in der Pionierphase, so sind alle Tätigkeiten und Aufgaben rund um den Unternehmer gruppiert. Er hat die Übersicht und sorgt dafür, dass jeder weiß, was er zu tun hat. Wächst das Unternehmen oder hat der Unternehmer weniger Zeit zur Führung des Unternehmens, so geht diese Übersicht verloren und es müssen Organisations-Instrumente wie Organigramm und Stellenbeschreibungen, Klärung der Stellvertretung usw. für Ordnung und Klarheit sorgen.
Dabei ist es notwendig, mit Sorgfalt und erhöhter Aufmerksamkeit auf die Personalführung umzugehen, da sonst leicht Frustrationen entstehen. Bisher ist alles von selbst gegangen, jeder hatte Kontakt mit dem Unternehmer, jeder hat getan, was gerade anstand usw. Das war zwar häufig stressig, hat aber oft zur Zufriedenheit geführt, weil jeder wusste, wie wichtig er ist. In der Organisationsphase des Unternehmens geht der tägliche, direkte Kontakt verloren, es gibt jetzt Führungspositionen, die zwischen Mitarbeitenden und der Unternehmenspersönlichkeit stehen. Hatten die neuen Führungskräfte bereits bisher informelle Führungsaufgaben, so wird dieser Wechsel oft als weniger einschränkend erlebt.
Außerdem haben die Führungskräfte jetzt offizielle Aufgaben und Pflichten (Stellenbeschreibung), was ihren Handlungsspielraum zusätzlich einschränkt. Hier bewährt sich, dass die Mitarbeitenden so weit wie möglich bei der Erstellung der Stellenbeschreibung eingebunden sind und die Stellenbeschreibung Schritt für Schritt erstellt und detailliert wird.
Eine Stellenbeschreibung erstmals entwickeln
Ein erster Schritt bei der Entwicklung einer Stellenbeschreibung ist die Aufgabenliste. Sinnvoll ist es, wenn die Mitarbeitenden dabei aktiv eingebunden werdn. Sie bereiten sich vor, indem sie ihr Stelle bezeichnen („Stellenbezeichnung“) und selbst eine Liste der bisherigen Aufgaben erstellen (ev. ergänzt um neue sinnvolle Aufgaben und bereinigt um nicht mehr sinnvolle Aufgaben). Die Führungskraft überlegt sich auch, was für diese Stelle gleichbleiben und sich verändern soll. Anschließend wird in einem Gespräch die neue Aufgabenstruktur gemeinsam geklärt. Es sollte keine Vorgabe der Führungskraft sein, sondern ein gemeinsamer Verhandlungsprozess, aus dem beide Seiten zufrieden herausgehen. Manchmal ist es sinnvoll den Klärungsprozess in mehreren Gesprächen zu entwickeln.
Anschließend ist ein Generalisierungsprozess sinnvoll. Es soll generell geklärt werden, wofür der Stelleninhaber generell verantwortlich ist. Das ist meist unproblematisch, eine bloße Zusammenfassung. Trotzdem ist es wichtig, weil meist Aufgaben dazugekommen, die nicht explizit aufgeschrieben wurden, aber in den Verantwortungsbereich des Stelleninhabers enthalten sind.
Schließlich sind auch die Entscheidungs-Befugnisse / Kompetenzen zu klären. Was darf / soll / muss der Stelleninhaber allein entscheiden und was in Absprache mit Anderen – meist mit dem Unternehmer (aber z. B. auch mit Schnittstellen).
Das ist der Kern der Stellenbeschreibung, zu dem noch zusätzliche Elemente dazukommen können, z. B. Zielsetzung (Hauptaufgabe), Zusammenarbeit mit anderen Stellen oder Anforderungen an den Stelleninhaber (Anforderungsprofil). Letzteres ist vor allem für die Personalsuche / Personalauswahl / bei Neueinstellungen wichtig.
Die Stellenbeschreibung als Führungsinstrument
Sinnvoll ist es, die Stellenbeschreibung nicht sofort für abschließend gültig zu erklären, sondern ihnen eine „Probezeit“ zu geben, nach der sie ergänzt bzw. ausgebessert wird. Es werden jetzt noch die kleinen Rädchen gestellt. Zusätzlich sollte in jedem jährlichen Mitarbeitergespräch eine Prüfung erfolgen, inwieweit die Stellenbeschreibung noch passt, oder was verändert werden soll.
Die Stellenbeschreibung wird damit nicht zu einem einmaligen Prozess, sondern ein laufendes Führungs-Instrument, das beiden Seiten Klarheit über die Tätigkeiten des Stelleninhabers (mit allem Drum und Dran) verschafft. Das gibt vor allem dem Stelleninhaber Sicherheit über seine Rechte und Pflichten und der Führungskraft Klarheit für den Führungsprozess.